消防署から指導書が届いた。防火管理者の届出は、点検の業者ではなく、こちらで出すものだった

消防署から、指導書が届いた。

指導書の中心は2つ。建物の共用部分の防火管理者が選ばれていないこと。そして、消防計画が作られていないこと。どちらも、消防署に届けていなかった。

届いたのは、私が持っているビル2棟の分である。提出の期限は、約1か月後だった。

先に電話があり、文書が届いた

始まりは、消防署の予防課からの電話だった。防火管理者が選ばれていないので、改めて文書を送ります、という内容である。

その月の終わりに、指導書が届いた。

そのうち1棟は、共用部分の分に加えて、ビル全体をまとめる統括防火管理者と、ビル全体の消防計画も必要だと指導書にあった。

「消防は全部、業者の契約のはず」

消防設備の点検は、以前から業者に頼んでいる。

家族からは、消防のことは計画書も含めて業者が全部やってくれる契約のはずだ、と言われた。そこで、業者に電話で確かめた。

業者の話では、業者がしているのは、点検と、消防署の立入検査の立ち会いまで。防火管理者の届出や消防計画は、点検の報告とは別の届出なので、業者が代わりに出すものではない、ということだった。契約書の見直しも持ちかけたが、その場では判断できないと言われ、契約の細かい中身までは、まだ確かめられていない。

それでも業者は、指導書を見て消防署に問い合わせ、使う書式と書き方を聞いて、書類をもらってきてくれた。記入と届出は、こちらでやる。

別の業者の話だが、修繕を1人の業者に頼っていることは、1人の業者に頼る話でも書いた。

講習の修了証は、出し直してもらった

私の場合、選任届には、防火管理の講習の修了証の写しが必要だった。

講習は、以前に受けていた。修了証は、再交付を受けた。

出した書類は3つ(1棟あたり)

1棟あたり、出した書類は次の3つである。

1つ目は、防火管理者の選任届。2つ目は、消防計画の作成届と、消防計画の本文。3つ目は、指導書に同封されていた改善計画(結果)書で、指摘されたことをどう直したかを書く。

統括防火管理者が必要なビルは、これに統括の選任届と、ビル全体の消防計画の届出が加わった。

私の場合、用紙は市のサイトに白紙のものがあり、電子申請でも出せた。私が使った電子申請は、アカウントを作らなくても、メールアドレスの確認だけで出せた。届出は、窓口に行かずに済んだ。

迷ったところは、消防署に電話で聞いた

書いていて迷ったところが、いくつかあった。

収容人員は、共用部分だけではなく、建物全体の人数で書くように、と消防署から言われた。消防署が把握している人数を、電話で教えてもらった。

建物の区分(用途)は、点検の報告書に書かれていたものと、消防署の記入例とで違っていた。届出は、消防署の記入例に合わせた。

消防計画には、火事のときに動く自衛消防の組織を書く。隊長、通報連絡、消火、避難誘導。自治体の作成要領に、人数が少なければ兼務でよいとあったので、私が出した消防計画では全部私の名前にした。

2週間ほどで、全部出し終えた

指導書が届いてから2週間ほどで、2棟分の届出を全部出し終えた。

電子申請は、出したあとに処理完了のメールが届く。これが控えになる。翌日には、全部の処理完了メールがそろった。

最後に、点検の業者にも、防火管理者は私になったと電話で伝えた。次回からそのようにする、と言われた。

まだ終わっていないこと

ただ、これで全部終わりではなかった。

2棟のうち1棟では、処理完了のメールと一緒に、消防署から一言あった。ビルに入っている事業者にも、防火管理者を選んで消防計画を出すよう説明してほしい、という依頼である。

ただ、これまでやってもらっていなかったことなので、この記事を書いた時点では、どう伝えるかを考えている途中である。

お役所の手続きでは、区役所で門前払いされた話もあった。今回は、収容人員のように分からないところを電話で聞いたら、教えてもらえた。

私が思っていること

消防設備の点検を頼んでいることと、防火管理者の届出が済んでいることは、別のことだった。

業者に頼んでいる範囲が点検と立ち会いまでだということは、今回、業者に聞いて分かった。何を業者に任せていて、何をこちらで出すのか。引き継ぎゼロから始めた大家業なので、こういうことを1つずつ確かめていくしかない。

この記事は、築古5物件を自主管理する私自身の経験をもとに書いています。必要な届出は、建物の用途や広さ、入っている人数によって変わります。具体的には、建物のある地域の消防署に確認してください。